Privacybeleid

1 Wie wij zijn

Dit privacybeleid is van toepassing op de website en de diensten van Fource AI Agency (hierna "Fource AI", "wij", "ons"). Fource AI is een Belgisch bedrijf, gevestigd te Blankenberge, dat een digitale telefoonreceptionist aanbiedt voor zelfstandigen en kleine ondernemingen.

Voor de verwerking van gegevens via deze website en in het kader van onze klantrelatie treden wij op als verwerkingsverantwoordelijke. Onze gegevens:

2 Welke persoonsgegevens wij verzamelen

2.1 Gegevens die u ons zelf bezorgt

Wanneer u ons contact- of demoaanvraagformulier invult, verzamelen wij de gegevens die u zelf meedeelt: uw naam, de naam van uw bedrijf, uw e-mailadres, uw telefoonnummer (optioneel), uw sector en eventueel een bericht dat u toevoegt.

2.2 Gegevens die automatisch worden verzameld

Bij een bezoek aan onze website kunnen beperkte technische gegevens worden geregistreerd in de logbestanden van onze hostingprovider, zoals uw IP-adres, het browsertype en het tijdstip van uw bezoek. Deze gegevens dienen uitsluitend voor de goede werking en de beveiliging van de website.

3 Waarvoor wij uw gegevens gebruiken en op welke rechtsgrond

• Uw aanvraag beantwoorden en een demo plannen — op basis van het nemen van precontractuele maatregelen op uw verzoek (art. 6.1.b GDPR).
• Contact met u opnemen en onze dienstverlening opvolgen — op basis van ons gerechtvaardigd belang om met geïnteresseerden en klanten te communiceren (art. 6.1.f GDPR).
• De werking en beveiliging van de website verzekeren — op basis van ons gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f GDPR).
• Wettelijke verplichtingen naleven — bijvoorbeeld op boekhoudkundig en fiscaal vlak (art. 6.1.c GDPR).

Wij gebruiken uw gegevens niet voor ongevraagde commerciële prospectie en verkopen uw gegevens nooit door.

4 Onze rol bij de AI-receptionistdienst

Wanneer u klant wordt, voert onze digitale assistent telefoongesprekken met uw klanten. Voor die gesprekken treden wij op als verwerker in opdracht van u, de verwerkingsverantwoordelijke. De afspraken hierover worden vastgelegd in een afzonderlijke verwerkersovereenkomst (DPA) die elke klant ontvangt.

In dat kader kunnen gegevens van uw klanten worden verwerkt, zoals hun naam, telefoonnummer en de inhoud van hun aanvraag. Gespreksopnames worden uitsluitend gebruikt voor kwaliteitscontrole en worden maximaal dertig dagen bewaard, waarna zij automatisch worden verwijderd.

5 Hoe lang wij uw gegevens bewaren

• Gegevens uit contactaanvragen: zolang nodig om uw aanvraag op te volgen, en daarna maximaal twee jaar, tenzij er een klantrelatie ontstaat.
• Gegevens van klanten: voor de duur van de overeenkomst en daarna gedurende de wettelijke bewaartermijnen (o.a. fiscaal en boekhoudkundig).
• Gespreksopnames in het kader van de dienst: maximaal dertig dagen.
• Technische logbestanden: een beperkte periode voor beveiligingsdoeleinden.

6 Met wie wij uw gegevens delen

Wij delen uw gegevens nooit met derden voor hun eigen doeleinden. Om onze dienst te kunnen leveren, doen wij wel een beroep op gespecialiseerde technologiepartners die als verwerker voor ons optreden:

• Vapi — orkestratie van de gesprekken
• OpenAI — het taalmodel achter de assistent
• ElevenLabs — natuurlijke spraakweergave
• Make — automatisering en koppelingen (o.a. agenda)
• Twilio — telefonie

Met elk van deze partners worden de nodige contractuele waarborgen voorzien. Daarnaast kunnen wij gegevens delen wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

7 Doorgifte buiten de Europese Unie

Een deel van onze technologiepartners is gevestigd buiten de Europese Unie, met name in de Verenigde Staten. Deze doorgifte gebeurt onder de waarborgen van het EU-VS Data Privacy Framework en/of op basis van de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Wij beperken de doorgegeven gegevens tot het strikt noodzakelijke.

8 Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen, waaronder versleuteling van gegevens tijdens opslag en overdracht, strikte toegangscontrole tot klantgegevens, en doorlopende monitoring van onze systemen. Geen enkel systeem is volledig onfeilbaar, maar wij streven ernaar de risico's tot een minimum te beperken. Bij een gegevenslek dat een risico inhoudt, verwittigen wij u en de bevoegde autoriteit binnen de wettelijke termijnen.

9 Cookies

Deze website gebruikt geen tracking- of marketingcookies. Er worden uitsluitend functionele elementen geladen die nodig zijn voor de correcte werking en weergave van de site. Indien wij in de toekomst analyse- of andere cookies invoeren, zullen wij hiervoor eerst uw toestemming vragen en dit beleid bijwerken.

10 Uw rechten

U beschikt over de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

• recht op inzage in uw gegevens;
• recht op verbetering van onjuiste gegevens;
• recht op verwijdering ("recht om vergeten te worden");
• recht op beperking van de verwerking;
• recht op overdraagbaarheid van uw gegevens;
• recht van bezwaar tegen een verwerking op grond van gerechtvaardigd belang.

Om een van deze rechten uit te oefenen, kan u ons contacteren via info@fourceai.com. Wij beantwoorden uw verzoek binnen de wettelijke termijn van één maand.

11 Klacht indienen

Bent u van mening dat wij uw gegevens niet correct verwerken, dan heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Belgische toezichthouder:

12 Wijzigingen aan dit privacybeleid

Wij kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld bij wijzigingen aan onze dienstverlening of de wetgeving. De meest recente versie is steeds beschikbaar op deze pagina, met vermelding van de datum van de laatste aanpassing.

13 Contact

Heeft u vragen over dit privacybeleid of over de verwerking van uw gegevens? Neem gerust contact met ons op via info@fourceai.com of +32 469 69 78 33.